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Geschäftsbriefe und Rechnungen richtig schreiben

Autor: | Freitag, 8. Oktober 2010 | Kommentare

Formatvorgaben und Gestaltungsmöglichkeiten

Briefe und Rechnungen sind ein fester Bestandteil der Geschäftswelt. Da der Gesetzgeber feste Vorgaben für den Inhalt gemacht hat, ist es wichtig, diese zu kennen.

Geschäftsbriefe müssen folgende Informationen enthalten:

· Rechtsform der Firma
· Firmensitz
· Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht
· Name des Geschäftsführers

Diese Angaben sind nicht nur in Briefen, sondern auch in E-Mails und Faxen erforderlich. Für E-Mails bietet es sich deshalb an, eine feste Signatur mit den geforderten Informationen in alle E-Mails einzufügen.

In einen richtigen Geschäftsbrief gehören keine Rechtschreibfehler. Achten Sie darauf, dass Sie nach der neuen Rechtschreibung schreiben und seien Sie beim Schreiben kurz und prägnant.

Für die Gestaltung eines Geschäftsbriefes macht die ÖNORM A 1080 genaue Formatvorgaben. Es empfiehlt sich, eine darauf basierende Briefvorlage zu erstellen, die dann von allen Mitarbeitern benutzt wird. Dadurch wird auch ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen erreicht.

Auch für Rechnungen gelten umfangreiche Bestimmungen, die das Erstellen einer Blankovorlage sinnvoll machen.

Für Rechnungen bis € 150,– (inkl. Umsatzsteuer) gelten vereinfachte Regeln, nach denen folgende Angaben auf der Rechnung stehen müssen*:

· Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers

· Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen

· Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung

· Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe

· Steuersatz

· Ausstellungsdatum

Bei Rechnungsbeträgen über € 150,– (inkl. Ust) sind folgende Angaben erforderlich*:

· Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers

· Name und Anschrift des Leistungsempfängers

· Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen

· Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung

· Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz, bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung einen Hinweis auf diese

· den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

· Ausstellungsdatum

· Fortlaufende Nummer

· Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung*²

*²Wenn der Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht (z. B. Kleinunternehmer), muss keine UID-Nummer auf der Rechnung angegeben werden.

Beachten Sie, dass ab 01.07.2006 Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag über € 10.000,– (inkl. USt) die UID-Nummer des Leistungsempfängers enthalten müssen.

Da fehlende oder falsche Angaben auf einer Rechnung zu Bußgeldern führen können, empfiehlt es sich, auf fertige Vorlagen zurückzugreifen oder diese von einem Profi erstellen zu lassen. Achten Sie unbedingt auch darauf, die Angaben auf Ihren Geschäftsbriefen und Rechnungen anzupassen, wenn dies zum Beispiel durch Umzug des Unternehmens oder Wechsel des Geschäftsführers erforderlich wird. Gelegentlich ändern sich auch die rechtlichen Vorgaben. Auch in solchen Fällen ist eine Anpassung der eigenen Vorlagen erforderlich.

Download: Geschäftsbrief_Vorlage

*laut WKO Stand Jänner 2010. Alle Angaben erfolgen ohne Gewähr.

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